#7 - Scannen kostet Zeit – so rechnest du’s endlich richtig ab

Hallo auch von mir und herzlich willkommen hier zur siebten Folge des Kanzleipilot Honorar Podcasts. Heute schauen wir mal auf ein Thema, was eigentlich der Vergangenheit angehören sollte, aber bei vielen Kanzleien noch voll im Alltag steckt, nämlich dreimal das Scannen von Papierbelegen.

Genau das meine ich. Papierkram in Zeiten der Digitalisierung. Ja, so ist es leider. Oder auch gut, also manche Mandanten, die kommen ja immer noch mit ganzen Papierordnern ins Büro oder Schuhkartons jeden Monat aufs Neue.

Und die Frage ist wie gehst denn du damit und was gibt es auch noch so an Alternativen, an Mittelwegen? Und lässt du deine Mandanten selbst scannen? Ist der Service bei dir kostenfrei oder wirst du das Scan als echte Dienstleistung behandeln, einschließlich auch der Honorierung der Dienstleistung?

Genau darum geht es hier heute. Lass uns mal in die Vogelperspektive reingehen. Was ist die Realität? In vielen Kanzleien wird immer noch regelmäßig gescannt und das kann in zwei Richtungen laufen. Es kann sehr profitabel sein.

Kenne ich einige Kanzleien, die sagen ja, immer her mit euren Papierbelegen, immer her damit. Wir lassen uns das bezahlen und verdienen damit gutes Geld. Und es kann aber auch komplett unbezahlt ohne Abrechnung laufen nebenbei und dann ist es gar nicht gut.

Die Folge ist dann nämlich, dass du einfach diesen Mehraufwand hast, der dir die Ressourcen klaut, der die Ressourcen deiner Kanzlei klaut. Es ist ein Zeitfresser für Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen und letztendlich fehlt die Wertschätzung. Und zudem, wenn du das unternehmerisch betrachtest und deine Fachkräfte, die wertvollen Fachkräfte scannen lässt, ist das wirklich eine verschenkte Ressource, selbst wenn das bezahlt wird, weil eigentlich deine Fachkräfte in dieser Zeit was ganz anderes machen könnten.

Die könnten in der Zeit Jahresabschlüsse buchen. Als Beispiel, ich habe dir vier Modelle aus der Praxis mitgebracht, die wir so bei unseren Mitmacherkanzleien sehen. Das erste Modell ist, dass du ganz knallhart Nein, wir scannen nicht, wir nehmen auch keine Mandanten an.

Und bei den Stammmandanten stellen wir Das heißt, es werden nur noch Mandanten angenommen, die digital zuliefern. Kein Papier, keine Scanner, fertig. Und der Vorteil ist, du hast klare Prozesse, minimale Prozesse.

Der Scan Prozess, der existiert einfach gar nicht, musst du dich gar nicht drum kümmern. Wenn da mal ein Systemausfall ist, kein Problem, gibt es bei dir nicht. Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass du dich klar positionierst und dass du deine Mandanten eben auch bewegst, den Schritt mit dir zu gehen. Und die zweite Option, die sehr gut funktionieren kann, ist der Zutritt für deine mandantinnen zu einem Scan Café, also ein eigener Bereich in deiner Kanzlei, in den Kanzleiräumen, wo die Mandanten, Mandantinnen, die noch analog Papierbelege, die einreichen möchten, selbst scannen können, das dann potenziell kostenfrei oder gegen eine kleine Pauschale.

Hat den Vorteil, dass du dir deine Arbeitszeit und die Zeit deiner Teammitglieder sparst. Die Mandanten, die lernen den Prozess kennen, die führen es selber durch. Es ist ein Self Service. Du hast immer noch den kleinen Nachteil, dass dieses Scan Café ja am Laufen gehalten werden muss.

Und wenn da technisch was gerade nicht funktioniert, kann es wiederum sein, dass Feuer gelöscht werden müssen und du da einspringst oder jemand aus deinem Team einspringst. Aber wie gesagt, sehr gutes, valides Modell aus meiner Perspektive.

Die dritte Option ist, du lässt dir das Ganon per Zeit honorieren. Du oder jemand aus deinem Team sind ja teilweise dann auch Werkstudenten, die sowas durchführen, also Aushilfskräfte. Es wird also in house in deiner Kanzlei gescannt und ihr rechnet den Aufwand nach Zeit ab.

Das wird als fair und auch flexibel empfunden. Die Herausforderung ist natürlich, was machst du denn bei Mandanten mit ganz wenigen Belegen an der Stelle? Wo hast du ein Start Honorar? Und gleichzeitig sehe ich einen großen Nachteil an der Stelle, weil halt einfach wieder Ressourcen blockiert werden.

Ressourcen, die du und dein Team anders wertvoller einsetzen könnten. Die vierte Variante ist die Abrechnung nach Beleg Zahl. Das funktioniert sehr, sehr gut. Es ist auch mal so ein bisschen abhängig, was habt ihr denn für Hardware im Einsatz?

Ist das jetzt ein Standard Altbacken Flachbrett Scanner oder ist das ein Hochleistungs Scanner, die es ja mittlerweile auch sehr, sehr gut gibt. Und wenn du ein Hochleistungsscanner im Einsatz hast, wenn ihr das bei euch im Einsatz habt, dann ist natürlich die Empfehlung nach Belegzahl abzurechnen.

Und weil du so einfach für die Hohe Technologiestufe da dann auch belohnt wirst. Der Vorteil ist nichtsdestotrotz auch nach Belegzahl transparente Abrechnung klar kommuniziert. Du kannst planen und vorausschauen und weißt ganz genau, OK, gib mir 1000 Seiten und ich habe die in soundso viel Sekunden durchgescannt.

Wenn du mich jetzt fragst, Henning, was ist denn deine Empfehlung? Hast du einen Tipp? Ja, ich habe einen Tipp für dich. Ich plauder mal ein kleines bisschen aus dem Nähkästchen, aus dem Kanzleipilot Dienstleistungskatalog.

Ja, also da haben wir beispielsweise ein Leistungsmodul definiert. Also wir haben da ja verschiedene Varianten in der Schublade liegen, aber eins der Module definiert das so, dass der Mandant einfach pro Monat 100 Belege schon gescannt.

Bekommt. Solltest du das als Zusatzleistung definieren, dann wäre meine Empfehlung, hast du einen Hochleistungsscanner, Ja, dann anhand der Belegzahl einfach kalkulieren mit einem Mindesthonorar und Scan Service finde ich elegant.

Wenn du digital denkst, dann wähl Option 1 einfach alles digital und der Mandant muss sich die anderen Themen kümmern, wie beispielsweise das Scannen der Belege. Und falls du dich jetzt fragst, wie kannst du das denn dem Mandanten erklären?

Ja, so wie ich es dir gerade erklärt habe, lieber Mandant. Also jetzt bei Option 3 und 4, lieber Mandant, wir übernehmen sehr, sehr gerne das Scannen für dich. Es ist allerdings eine Dienstleistung, es kostet Zeit, es kostet Aufwand und das halt fair zu gestalten, würde ich Ihnen hier gerne ein Angebot machen.

Wir haben hier ein Leistungsmodul, das beinhaltet das Scannen von bis zu 100 Belegen pro Monat, kostet 100 monatlich und wenn wir mehr Belege scannen, rechnen wir den Zusatzaufwand nach Zeit Schrägstrich nach Belegzahl wie folgt ab.

Das Fazit der heutigen Folge Papierbelege existieren immer noch und auch wenn du neue Mandanten annimmst, kann es durchaus sein, dass der von dir eigentlich erwartet, die Belege zu scannen.

Das solltest du definitiv in deine Ist Checkliste aufnehmen und dir auch überlegen, wie du damit umgehen möchtest. Überleg dir eine klare Regelung. In der klaren Regelung sorgst du für Wertschätzung, du entlastest dein Team und du baust deine Honorare fair auf.

Und genau dabei will ich dich unterstützen. Gut Das war's für die heutige Folge. Wenn du Lust hast, das Thema mit Unterstützung anzupacken, in einer kurzen Zeit mit einem Team zu arbeiten, was dich und auch dein Kanzleiteam durchführt, den kompletten Leistungskatalog optimiert, klare Standards definiert, dann verabrede dich doch einfach mal mit uns.

Unter kanzleipilot de Termin kannst du dir kostenfrei und total unverbindlichen Termin mit uns buchen, lernen uns kennen, schauen uns die Situation in deiner Kanzlei an und zeigen dir auch, wie wir dir helfen können, wie wir deine Ziele erreichen können. Wenn du Fragen hast zu dem Thema oder auch ein Honorarthema aller Art, schreib uns sehr, sehr gerne eine WhatsApp.

Unter kanzleipilot de WhatsApp findest du unsere Telefonnummer und kannst uns dann sehr, sehr einfach eine Textnachricht oder auch gerne eine Audionachricht schicken. Willst du das Thema selber vertiefen, dann schau doch mal unter kanzleipilot de Wissen, denn da kriegst du Zugriff auf unsere kostenfreie Wissensbasis mit vielen Checklisten, Best Practices und so weiter.

So, ich hoffe, du hast ein bisschen was mitgenommen. Das war's für die heutige Folge. Wir sehen uns in der nächsten Folge und ich wünsche dir viel Spaß bei der Umsetzung. Bis bald. Ciao.