#6 - Wie du den Kontoauszugsmanager effizient nutzt

So, hallo auch von mir und herzlich willkommen zur sechsten Folge und heute starten wir beide mit einem kleinen Gedankenspiel. Jetzt stell dir mal vor, ein neuer Mandant sitzt vor dir.

Du fragst ihn, ob er denn einen digitalen Kontoauszugsmanager hat, auf den du zugreifen kannst. Und er Nein, sie kommen nicht auf mein Konto drauf. Lieber Steuerberater, liebe Steuerberaterin, was geht dir jetzt durch den Kopf?

Flüchtest du innerlich aus dem Raum? Denkst du dir ist kein Problem, das kriegen wir schon hin? Oder denkst du, das kostet extra und ich hau dem jetzt das Honorar die Ohren? In dieser Folge schauen wir uns die verschiedenen Strategien von Kanzleien für deine Kanzlei im Umgang mit dem Thema Kontoauszugsmanager an und besprechen, warum es Sinn macht, klare Standards zu definieren und den Zusatzaufwand als eigenständige Leistung abzugrenzen.

Okay, lass uns loslegen. Lass uns mal einen Schritt zurückgehen. Beim Thema Kontoauszugsmanager sehe ich aus der Vogelperspektive vier gängige Ansätze. Der erste ist, ich nenne ihn mal einfach konsequent digital.

Das heißt, die Aufnahme von neuen Mandanten, die erfolgt nur mit Kontoauszugsmanager. Das sind meistens Kanzleien, die komplett auch digital schon aufgestellt sind. Alle Mandanten arbeiten digital mit denen zusammen. Natürlich ist dann auch der klare Standard wir müssen digital in Echtzeit aufs Konto zugreifen können und wer das nicht mitspielt, der muss gehen und wird auch erst gar nicht aufgenommen.

Und das hat natürlich einen klaren Vorteil. Du hast klare Standards, du hast keinen zusätzlichen Zeitaufwand im Tagesgeschäft und ihr arbeitet als Team einfach sehr, sehr effizient. Die Voraussetzung dafür ist natürlich, dass ihr klar positioniert seid, dass ihr ein klares Wunschmandantenprofil habt, was zu eurer digitalen Arbeitsweise dann passt.

Die zweite Variante ist die Abrechnung nach Zeit. Es vorwegzunehmen, die hat so einen kleinen Bumerang Effekt. Da wird bei den Kanzleien einfach der Mehraufwand nach Zeit berechnet. Das klingt auf den ersten Blick fair, ist aber aus meiner Perspektive nicht zukunftssicher.

Die Zukunft liegt in der digitalen Zusammenarbeit und du musst dir darüber klar sein, dass wenn du das nach Zeit abrechnest, mit dieser Zeit könntest du andere Mandanten betreuen, die digital mit dir arbeiten. Ist also einfach nicht die beste Ausnutzung deiner Ressourcen aus unternehmerischer Perspektive.

Das heißt, aus meiner Perspektive ist es einfach kein nachhaltiges Modell. Die dritte Option, die leider viel zu oft gemacht wird, immer noch ist, du machst es umsonst und du fluchst die ganze Zeit. Ist typisch, wird wie gesagt immer noch gemacht.

Die Kanzleien, die das machen, zum Standardpreis, nicht einpreisen, gut, müssen dringend mit uns arbeiten. Der Frust, der kommt natürlich spätestens dann, wenn du halt an der Buchhaltung dran sitzt, denkst die ganze Zeit, oh mein Gott, das ist aber ineffizient hier und Fluss oder deinem Team geht so.

Also das heißt, viel zu hoher interner Aufwand, Belastung der Mitarbeitenden, bist unzufrieden, fühlt sich nicht wertgeschätzt, also dringend von abzuraten. Und die vierte Option ist es, dass du das einfach als Zusatzleistung, bei uns im Kanzleipilot Standard nennen wir das das Buchen ohne Kontoauszugsmanager.

Und hier definierst du halt ganz klar, das ist eine Zusatzleistung. In Ausnahmefällen dürfen Mandanten und Mandantinnen auch analog starten, also ohne digitale Bankverbindung, zahlen dann aber in dieser Übergangsphase einen Zuschlag und werden dadurch dann auch motiviert, digital mit euch zu arbeiten und auf den Auszugsmanager umzustellen.

Das hat den Vorteil, dass du ganz klar, ganz fair von Anfang an kommunizierst. Du behältst dir halt auch die Zielgruppe offen, die jetzt gerade noch nicht digital an die Bank angeschlossen ist. Du kommunizierst klar, ja, und die Mandanten und Mandantinnen, die verstehen auch einfach, dass sie einen Mehrwert davon haben, digital mit euch zu arbeiten, weil es dann weniger kostet.

Also das sind die Strategien. Was ist denn deine Strategie, was ist dein Weg? Wenn du mich fragst, Henning, was empfiehlst du mir, würde ich sagen, pass auf, Strategie 1 ist der Hammer, ist mein Liebling. Wenn du eine digitale Kanzlei bist, jetzt aktuell schon voll ausgerichtet bist, wenn alle deine Mandanten beispielsweise jetzt schon mit einem Mandantenportal angeschlossen sind, digital mit dir arbeiten, dann ist das genau die richtige Strategie.

Es hängt aber natürlich von deiner Ausrichtung, von deiner Zielgruppe ab. Strategie 2 und 3 ist ganz klar von abzuraten. Strategie 2 ist einfach nicht zukunftsfähig. Die Strategie 3 umsonst machen und fluchen, ja, das tut ja schon in den Ohren weh, wenn man es nur hört.

Und Strategie 4, die hat sich tatsächlich bei unseren Mitmacherkanzleien bewährt, weil du damit eben ganz klar Spielregeln definierst und dem Mandanten sagst hier du hast es noch nicht. Es gibt eine Übergangsphase, der berechnen wir diesen Zusatzaufwand. Wir erwarten, dass du zu einem bestimmten Zeitpunkt dann auch umgestellt hast.

Sollte es zum Beispiel an der Bank hängen, weil es länger dauert, auch dann kostet es einfach mehr. Und unsere Voraussetzung für eine langfristige Zusammenarbeit ist, dass du umgestellt hast auf den digitalen Kontoauszugsmanager. Wie setzt du das jetzt Erstell dir eine Checkliste, in der abgefragt wird, ob ein Kontoauszugs Manager genutzt wird.

Also beim Kennenlerngespräch haben wir schon zuvor in der Podcast Folge drüber gesprochen. Genau da gehört diese Abfrage rein. Du solltest in deinem Angebot genau darauf hinweisen, dass der Kontoauszugsmanager Mehraufwand, also Voraussetzung ist oder wenn nicht vorhanden Mehraufwand verursacht und auch was kostet.

Definiere das als zusätzlichen Punkt in deinem Leistungskatalog und betone, wenn du dich für Option 4 entscheidest, doch auch den Vorteil für die Umstellung auf diesen digitalen Prozess, dass sich dadurch das Honorar deines Mandanten reduziert. Und genau damit positionierst du dich als Berater, Beraterin auf Augenhöhe, als Digitalisierungsexperte, als fairer Dienstleister.

Ja, jetzt plaudere ich noch ein kleines bisschen aus dem Nähkästchen und gibt dir einen Einblick in den Kanzleipilot Dienstleistungskatalog. Was sich da bewährt hat bei unseren Mitmacherkanzleien ist eine Abwehr Position. Dort kostet das Buchen ohne digitalen Auszugsmanager einfach 20 bis 50 Prozent mehr auf Basis des Basismoduls der Finanzbuchhaltung.

Das heißt, da kann einiges an Geld zusammenkommen. Wir haben auch Kanzleien, bei denen kostet das 100 prozent mehr einfach als Abwehrposition. Das sind dann die digitalen Kanzleien, die das auch gar nicht mehr annehmen, also die kein Mandat mehr annehmen ohne digitalen Kontoauszugsmanager. Noch ein kleiner Kommunikations Tipp fürs Kennenlerngespräch, für die Vorqualifizierung.

Wenn ihr jetzt mit dem Mandanten im Erstgespräch sitzt und genau darauf kommt ihr zu sprechen, du kommen wir digital aufs Konto drauf und der Mandant antwortet Ja, ne, möchte ich eigentlich nicht, weil es kostet ja bei der Deutschen Bank 12,50 im Monat. Wenn du das dann so kalkulierst, würdest du Kanzlei Pilot beispielsweise im Einsatz haben, dann könntest du ja der Menükarte auch schon das sofort bildhaft zeigen, dass diese Zusatzleistung einfach mehr Geld kostet.

Dann sagst du dem Mandanten, schauen Sie, schauen Sie. Ja, ich verstehe. Bei der Deutschen bank kostet es 12,50 wenn wir ohne Kontoauszugsmanager buchen würden. Für sie müssten wir Summe x 50 Prozent vom Basismodul mehr verlangen pro Monat.

Wir nehmen übrigens auch keine neuen Mandanten mehr an ohne diesen Kontoauszugsmanager, also Voraussetzung für unsere Zusammenarbeit. Und schon hast du ihn mit einer Abwehr Technik eigentlich dazu gebracht, auch diesen Kontoauszugsmanager dir bereitzustellen.

Genau. Fazit. Das Fazit ist der Kontoauszugsmanager ist kein Luxus, er ist ein Effizienzwerkzeug. Wenn du Mandanten ohne Kontoauszugsmanager einfach so annimmst, dann schadest du dir langfristig selbst dann schadest du deiner Kanzlei.

Unternehmerisch rate ich da ganz stark von ab. Auch deine Stammmandanten solltest du dringend standardisieren. Wenn du da Unterstützung brauchst, komm bitte auf uns zu. Genau darauf sind wir spezialisiert. Ja, und mit einer klaren Strategie sicherst du die effiziente Nutzung deiner Ressourcen.

Du sicherst deine Marge, du schützt dein Team. Keiner hat Lust, manuell die Buchungen zu importieren und du förderst einfach die Digitalisierung auf Augenhöhe. So viel zu diesem Thema. Wenn du Lust hast, deinen Leistungskatalog mit solchen Strategien wie dieser hier wirklich zu optimieren und falls du noch keinen hast, auch mal richtig sauber aufzustellen für alle Bereiche, für die FIBU, für den Abschluss, für Lohn, für die Einkommensteuer und an dem Thema Honorarkultur mit deinem Team auch zu arbeiten, dann melde dich doch einfach bei uns.

Unter Kanzlei Pilot Termin kannst du dir einen Kennenlerntermin mit uns verabreden, wo wir uns persönlich kennenlernen und auch über deine Situation sprechen und dir zeigen, wie wir euch helfen können und unterstützen können. Solltest du eine Frage haben allgemeiner Art, kannst du unter Kanzlei Pilot WhatsApp Zugriff auf unsere Telefonnummer bekommen und uns eine WhatsApp Nachricht schicken, entweder per Sprache oder auch gerne per Text.

Gerne jederzeit. Und wenn du selber tiefer in das Thema eintauchen möchtest, kannst du unter Kanzleipilot Wissen Zugriff auf unsere kostenfreie Wissensbasis erhalten mit vielen wertvollen Tipps und Tricks. So, also denk noch mal drüber nach, lass Revue passieren.

Kontoauszugsmanager, wie gehst du zukünftig damit Ich freue mich auf die nächste Folge mit dir. Bis bald. Ciao.