#5 - Mehr Belege = Mehr Honorar – Wie du den Mehraufwand bei erhöhter Belegzahl fair abrechnest

Ja, hallo auch von mir und herzlich willkommen hier zur fünften Folge des Kanzleipilot Honorar Podcasts mit unserer FIBU Serie. Und heute möchte ich mit dir gerne über die Anzahl der Belege als Honorarparameter sprechen.

Wenn du die Anzahl der Belege als Honorarparameter festhältst und festschreibst, dann wirst du deine Zusatzleistung besser abgrenzen. Ja, dein Mandant, der könnte bei dem Thema jetzt ja denken, ist doch total egal, ob du 50 oder 500 Belege für mich buchst, ich sende dir die ja eh digital und alles läuft automatisch und auf Knopfdruck.

Aber du weißt es besser, so einfach ist es nicht. Auch in Zeiten von automatisierter Buchhaltung Schnittstellen, musst du als Steuerberater und Steuerberaterin die Belege ja letztendlich auch sichten, prüfen, teilweise auch manuell zuordnen.

Und genau das bedeutet dann halt Zeit, Aufwand und Kosten. Und ich will dir jetzt heute zeigen, warum es Sinn macht, die Belegzahl beim Honorar zu berücksichtigen und wie du das clever und fair kommunizierst.

Also lasst uns mal loslegen. Warum empfehle ich dir überhaupt die Beleganzahl zu berücksichtigen? Lass uns ein bisschen zurückgehen in die Vogelperspektive. Auch wenn vieles digital läuft, bleibt vom Gesetzesgeber, dir als Steuerberater und Steuerberaterin die Pflicht zur Sichtung, zur Dokumentation.

Und seien wir mal ehrlich, prüfst du wirklich keinen einzigen Beleg manuell? Wenn das so ist, dann hoffe ich ja mal, dass du dafür auch die schriftliche Befreiung von deinen Mandanten und Mandantinnen hast.

Ich mache hier ja keine Rechtsberatung. Wenn nein, du trägst die Verantwortung und die Beleganzahl bestimmt dann ja irgendwie doch, wie viel Arbeit du wirklich hast. Und zudem kann auch noch einiges anderes passieren und schief laufen.

Da habe ich dir mal ein paar Beispiele mitgebracht. Also ein Szenario, was du sicherlich auch schon mal erlebt hast, ist, dass du ein neues Mandat annimmst und der Mandat schätzt im Erstgespräch, dass er circa 80 Belege im Monat hat, die du dann verbuchen sollst.

Nachdem du dann drei Monate mit ihm gearbeitet hast, weißt du, es waren doch eigentlich keine 80 Belege, doch 400 oder 500 Belege pro Monat und dein Aufwand ist explodiert.

Das Honorar bleibt gleich, weil du es vermutlich nicht in Relation zu der Anzahl der Belege gesetzt hast und es auch nicht dokumentiert hast. Das ist ja übrigens etwas, was die Kanzlei Pilot Software schon im Gespräch dann auch machen würde. Ein anderes Beispiel, was ich letztens gehört habe, ist das Beispiel einer Immobilienvermittlerin, die üblicherweise wenige Immobilien pro Monat vermittelt.

Das heißt recht kleine Belegzahl. Doch sie beschäftigt sich mit dem Thema Online Marketing und fängt an E Books zu verkaufen für eins das Stück. Und sie ist total erfolgreich. Sie verkauft plötzlich pro Monat 1000 E Books.

Das heißt, du hast 1020, 1030 Belege pro Monat, deutlich mehr als du zuvor gemacht hast. Faktor 100. Und was machst du jetzt mit dem Honorar? Gute Frage, wenn du es nicht zuvor verknüpft hast mit der Beleganzahl.

Was auch passieren kann und auch schon passiert ist, ist, dass du Technikprobleme hast. Es fallen Schnittstellen aus oder am Beispiel der Zahlungsplattform. Die Zahlungsplattform fällt aus, üblicherweise kriegt der Mandant 3 Sammelrechnungen im Monat. Jetzt kannst du 5000 Einzelbelege selber verbuchen.

Ein Albtraum ist schon passiert. Was machst du denn dann mit deinem Honorar? Und deswegen ist die klare Empfehlung, begrenze die Anzahl von Belegen. Was kannst du konkret tun? Erster Tipp, erfasse die Beleganzahl bereits im Erstgespräch in der Checkliste.

Dokumentiere das. Gibt vielleicht gerne auch eine Reichweite an, eine Abweichung plus minus 10, 20 Prozent und auch eine Obergrenze. Genau. Du solltest, wenn diese Belegzahl überschritten wird, dann auch ganz klar ein Zusatzhonorar verlangen und auch vorab geben, vereinbaren und das alles schriftlich von Anfang an dokumentieren und eben auch mit einem klaren Auftragsumfang, mit klaren Spielregeln kommunizieren.

Nur so vermeidest du, dass du zukünftig solche Zusatzleistungen dann umsonst erbringst. Und wenn du im Mandantengespräch bist und der Mandant fragt dich, was kostet es, dann kannst du natürlich gerne einen Preis nennen, Kannst übrigens mit Kanzleipilot dann sehr, sehr einfach kalkulieren oder halt manuell nach deiner Berechnungslogik und du sagst dem Mandanten, pass auf, das Honorar gilt, wenn das der Auftragsumfang ist und wenn die Belegzahl in dem Rahmen ist und ansonsten müssen wir noch mal über das Honorar sprechen.

Genau dadurch schaffst du eine echte Transparenz von Anfang an. Und wenn der Mandant dich fragt, okay, aber wieso ist das denn überhaupt abhängig jetzt Ihr Honorar von der Belegzahl? Ja, dann kannst du doch erklären, wissen Sie, wir tragen doch das Haftungsrisiko. Das heißt, wir müssen ja manuell sichten, auch wenn vieles natürlich automatisch läuft und du garantierst dafür, dass die Buchführung ordnungsgemäß ist.

Du willst fair abrechnen, aber du willst nicht pauschal abrechnen, sondern leistungsbezogen. Das werden deine Wunschmandanten, die werden das verstehen. Genau. So, also das Fazit ist, die Beleganzahl ist nicht egal.

Sie ist ein entscheidender Faktor für deinen Aufwand und sie sollte in deiner Honorarstruktur klar berücksichtigt sein. Wir bei Kanzleipilot haben da unterschiedliche Berechnungsmodelle in der Schublade liegen, wie du das konkret in die Kalkulation mit einfließen lassen kannst, kommen da auf uns zu, wenn du Inspiration brauchst.

Und mit dieser Begrenzung, da schaffst du deine Klarheit, du vermeidest Diskussion und du sicherst dir einfach deine faire Vergütung. So, das war's für die heutige Folge. Wenn du daran interessiert bist, diese Best Practice in deinen Leistungskatalog mit einzubauen, deinen Leistungskatalog zu optimieren und mit deinem Team arbeiten möchtest, was genau darauf spezialisiert ist und dich und dein Kanzlei Team an die Hand nimmt und dafür sorgt, dass auch die Honorarkultur in deinem Team gestärkt wird, dann buch dir jetzt doch einfach einen Termin mit uns unter kanzleipilot de.

Termin absolut kostenfrei und unverbindlich. Wir lernen uns kennen, wir zeigen dir, wie wir dir auch konkret helfen würden. Wenn du Fragen hast, schreib uns gerne jederzeit per WhatsApp. Unter kanzleipilot de. WhatsApp kriegst du unsere Nummer und kannst uns gerne eine kurze Sprachnachricht oder auch eine kurze Textnachricht schicken.

Und wenn du selber das Wissen vertiefen möchtest, findest du unter kanzleipilot de Schrägstrich Wissen Zugang zu unserer kostenfreien Wissensbasis mit Checklisten, Best Practices und so weiter. Gut, ich wünsche dir viel Spaß bei der Umsetzung. Die Hausaufgabe fang Bitte ab dem nächsten Honorargespräch, was du mit neuen Interessenten führst, an die Beleganzahl auch mitzuschreiben, zu dokumentieren und zumindestens auch zu kommunizieren, dass das Honorar mit dieser Beleganzahl auch gekoppelt ist.

Genau. Wir sehen uns bei der nächsten Folge. Tschüss.