#4 - Wenn Mandanten zu spät liefern: So nutzt du Kurzfristigkeitszuschläge

Hallo auch von mir und herzlich willkommen hier zur vierten Folge vom Kanzleipilot Honorar Podcast in der FIBU Serie. Heute geht es das Thema, das vielen und vielleicht auch dir wortwörtlich den Feierabend raubt, nämlich die Belegabe rund den 10.

Des Monats. Und es geht darum, wie du mit der Kurzfristigkeitsregelung für mehr Planbarkeit, für mehr Fairness, für eine homogenere Auslastung und einfach weniger Stress sorgst. Du weißt es ja, es ist ja nichts Neues. Der zehnte Des Monats, der ist ja bei vielen Steuerberater und Steuerberaterinnen im Kalender rot markiert.

Eigentlich wäre abends das Essen mit der Familie geplant, aber stattdessen wartest du auf die verspäteten Unterlagen und schiebst Überstunden. Kommt dir das bekannt vor? Vielleicht bist du ja schon einen Schritt weiter und dein team sitzt am 10.

Des Monats dort. Und wartet auf die fehlenden Unterlagen. Genau. Und du bist schon zu Hause, Das willst du ja auch nicht. Du willst ja dein Team schützen. Richtig? Ja. Also es ist Zeit für glasklare Regeln und heute zeige ich dir, wie du mit der Kurzfristigkeitsregelung das Ganze professionell umsetzt und auch kommunizierst an deine Mandanten.

OK, fangen wir mal an. Das Problem ist bekannt, der Stress ist groß. Das Szenario ist ja üblicherweise, dass der 10. Des Monats immer näher rückt und viele Mandanten die Belege viel zu spät einreichen.

Du hingegen und auch dein Team, Ihr wollt die Arbeit ordentlich machen, ihr steht unter Druck, auch das Finanzamt wartet und deine Mitarbeiter, die müssen Ad hoc Prioritäten verschieben, die Fehlerquote steigt, die Laune sinkt. Letztendlich geht die Rechnung auch auf deine Kosten.

Emotional musst du dafür sorgen, dass dein Team gut gelaunt bleibt und musst die Feuer löschen. Und das nicht nur einmal im Jahr, sondern an jedem 10. Des Monats. Lass uns doch mal reflektieren. Hand aufs Herz. Sitzt du am 10.

Des Monats bereits 14 Uhr entspannt im Garten oder bist du vielleicht Doch noch 20 Uhr in der Kanzlei und wartest auf die Mandanten, die immer zu spät dran sind? Wenn du die Frage jetzt gerade ehrlich beantwortest, dann weißt du, du brauchst diese Regelung Und die Lösung.

Was ist die Lösung? Die Lösung ist, dass der Mandant merken muss, dass es Spielregeln gibt und dass es Geld kostet, wenn er diese verletzt. Das heißt, du solltest ganz klar kommunizieren und wenn du das machst, dann gewinnst du eine Planungssicherheit für deine Kanzlei.

Dein Team gewinnt Wertschätzung und arbeitet weniger unter Druck, weil deine Mandantschaft einfach mehr Verantwortung trägt und besser mitarbeitet. Und das Prinzip ist total einfach erklärt. Du sagst deinem Mandanten und deinen Mandantin einfach, dass sie ihre Belege zum definierten Stichtag einreichen sollen.

Ansonsten zahlen sie einen Kurzfristigkeitszuschlag und dieser Zuschlag bemisst sich prozentual auf dem letzten Monatshonorar. Das ist zumindest unsere Empfehlung. Also ich bin ganz stark dagegen, dass die Verspätung einfach nur 10,50 kostet, sondern es sollte wehtun.

Ich gebe dir hier auch mal einen wertvollen Einblick in die Kanzlei Pilot Praxis. Also was unsere Kanzlei Pilot Mitmacher Kanzleien an der Stelle machen, ist, dass die den Zuschlag zwischen 20 und 50 Prozent berechnen bei einem Regelverstoß.

Das heißt, du musst dafür natürlich ganz klar das normale Lieferfenster definieren, beispielsweise einfach die Belege bis zum fünften des Monats des Folgemonats einreichen. Bitte so Du musst es klar kommunizieren bei der Angebots und Vertragserstellung und das führt dann einfach zu weniger Diskussionen, zu weniger Missverständnissen.

Und wer zu spät liefert, der weiß vorher, dass es teurer wird. Wie kannst du das konkret kommunizieren? Beispielsweise mit der folgenden Textvorlage. Sehr geehrter Mandant, sehr geehrte Mandantin. Damit wir Ihre Unterlagen in gewohnter Qualität bearbeiten können, bitten wir sie, diese bis spätestens zum fünften des Folgemonats einzureichen.

Bei verspäteter Abgabe berechnen wir einen Kurzfristigkeitsaufschlag in Höhe von x Prozent auf Basis Ihres letzten Monatshonorars. Wir danken für Ihr Verständnis. Bei Rückfragen melden Sie sich gerne bei ihr.

So klar, freundlich, professionell. Alle unsere Mitmacherkanzleien nutzen diese Regel. Was hören wir denn so an? Bedenken Also ein Einwand. Ja, das verschreckt doch die Mandanten. Darauf würde ich Ja, hast du recht.

Es versteckt die Mandanten, die unstrukturiert sind und die davon betroffen sind. Die guten Mandanten und Mandantinnen, die verstehen das und die Mandanten die verschreckt sind, den solltest du diesen Zuschlag berechnen, damit sie besser mitarbeiten, weil du willst das nicht.

Du willst deine Ressourcen besser nutzen. Ein anderer Ja, das kann man doch nicht durchsetzen. Ja doch, wenn du das so kommunizierst, wie ich es dir gerade gesagt habe, wirst du das durchsetzen. Es wird funktionieren. Ein anderer Einwand ist ja, wir wollen doch nicht so kleinlich wirken.

Es geht da nicht eine Kleinigkeit, sondern es geht eigentlich Respekt dir gegenüber und deinem Team gegenüber und eurer Lebenszeit. Und dann ein ganz, ganz wichtiger Einwand, den ich häufig von Kanzleiinhabern, Partnern höre, ist ja Mist, ich kann das doch jetzt nicht durchziehen.

Jetzt stell dir mal vor, du hast die Kurzfristigkeitsregelung bereits kommuniziert, wobei wir übrigens helfen können. Und jetzt steht beim ersten Mandanten der Kurzfristigkeitszuschlag tatsächlich auf der Rechnung und alles, was du jetzt noch machen musst, ist die Rechnung abzusenden.

Und jetzt merkst du in deinem Kopf diese Stimmung und jetzt merkst du in deinem Kopf diese Stimme, die dir sagt, das kannst du doch nicht machen, kannst doch jetzt nicht abschicken, das gehört sich doch nicht. Also wenn das soweit ist, hast du meine Erlaubnis, kannst du mir gerne eine WhatsApp schicken und ich spreche dir Mut zu.

Ist ernst gemeint, kannst du wirklich machen. Also meine Empfehlung in dem Moment musst du wirklich auf Absenden drücken und die Rechnung rausschicken, denn deine Verantwortung als Berufsträger ist es, dein Team zu schützen und dafür zu sorgen, dass ihr mit Mandanten arbeitet, die auch wirklich mitarbeiten.

So und dann auch das Gespräch zu führen, was du vielleicht auf Basis der Rechnung führen musst. Wenn du hierfür übrigens einen Leitfaden und auch ein Training Unterstützung benötigst, dann melde dich auch sehr, sehr gerne bei uns. Gut, wir ziehen ein Fazit.

Du hast heute gelernt, dass es die Kurzfristigkeitsregelung gibt, dass andere Kanzleien das einsetzen und dass die kein Luxus ist, sondern eine Notwendigkeit. Wenn die Mandanten, Mandantinnen ihre Belege zu spät liefern, dann entsteht dir unnötiger Stress, deinem Kanzlei Team unnötiger Stress und zwar Monat für Monat mit so einem Zuschlagsmodell.

Da schaffst du eine Klarheit, eine Transparenz, eine Struktur. Es ist fair, wenn du es im Vorfeld auch kommunizierst und du schaffst damit eine Wertschätzung deiner und eurer Leistung. Und das ist doch das Ziel, worauf du hinaus willst.

So an der Stelle, wenn du Unterstützung benötigst, diese Strategie und auch alle anderen Strategien umzusetzen, den Leistungskatalog von dir wirklich zu optimieren, dann melde dich doch gerne bei uns.

Wir sind genau darauf spezialisiert. Unter kanzleipilot de terminal kannst du dich mit uns verabreden zu einem kurzen Kennenlerngespräch, absolut kostenfrei und unverbindlich und wir werden dir dann im Detail zeigen, wie die Zusammenarbeit mit uns abläuft.

Wenn du Fragen hast zu dem ganzen Thema, kannst du uns gerne eine WhatsApp schicken. Unter kanzleipilot de WhatsApp findest du dazu unsere Nummer und auch den Link. Und wenn du Lust hast, selber weiter zu forschen und dich mit dem Thema zu beschäftigen, das zu vertiefen, da kannst du kostenfrei Zugriff auf unsere Wissensbasis erhalten unter kanzleipilot de wissen.

So, das war es für diese Folge. Ich hoffe, du hast ein bisschen was mitgenommen. Viel Spaß bei der Umsetzung und bis zur nächsten Folge. Ciao.