#3 - So berechnest du spontane Mandantenrückfragen fair und planbar

Hallo auch von mir und herzlich willkommen zur heutigen Folge vom Kanzlei Pilot Honorar Podcast, wo es darum geht, wie du als Steuerberater, Steuerberaterin diese scheinbar harmlosen ich habe mal ganz kurz eine Frage Momente künftig souverän steuerst, ohne dein Wissen kostenlos zu verschenken.

Ich bin mir sicher, du kennst diese Situation, die ist ja fast unumgänglich. Ein Mandant ruft an, entwickelt dich in einen Smalltalk, Gott und die Welt, der letzte Urlaub und irgendwann kommt er dann ins Ziel Einlauf. Ich habe mal kurz eine Frage, Herr Steuerberater, Frau Steuerberaterin, ich sage da immer scherzhaft, das ist ja eigentlich die Columbo Frage von der von dem Fernsehdetektiv, der immer ganz am Ende noch im Türrahmen beim Rausgehen den Fall löst.

So ein bisschen sehe ich da Parallelen und da kann dann alles Mögliche folgen. Angefangen bei der Frage, ob man das Smartphone von der Steuer absetzen kann, bis hin zu umfänglichen Beratungsthemen wie Erbschaft und Schenkung oder auch Unternehmensnachfolge.

Und am Ende von dem Telefonat hast du alle Fragen beantwortet. Du bist ja der Experte, die Expertin. Nur sind halt 40 Minuten deiner Arbeitszeit vergangen und die Frage ist wie gehst du damit Hast du es berechnet? Wahrscheinlich nicht.

Also ist Arbeitszeit Lebenszeit vergangen, du dir dann nicht zurückholst? Und das ist genau das Thema. Also häufig geht es einfach in der Zeiterfassung unter, wird vielleicht, selbst wenn es erfasst wird, dann nachher dann doch von der Rechnung wieder gekürzt im Sinne von, ja, das können wir doch nicht berechnen, das ist ja viel zu viel, das haben wir nicht vorher abgesprochen.

Ja, und das Traurige daran ist, du verschenkst jeden Tag echten Mehrwert. Wenn dir das noch passiert, dann bleib in dieser Folge, denn jetzt bekommst du das, was du brauchst. Ein echtes System, den Wert deiner Beratung sichtbar zu machen, deine Zeit zu schützen, die Zeit deines Teams zu schützen und auch zugleich die Beziehung zu deinem Mandanten zu stärken.

Okay, lass uns loslegen. Also was ist denn überhaupt das Problem hier im Tagesgeschäft? Das Problem, das tritt auf bei den spontanen Anrufen, bei den spontanen E Mails. Ich habe nur haben Sie gerade fünf Minuten Zeit? Okay, ich habe mal ganz Kurz eine Frage.

Die Dokumentation fehlt natürlich. Das heißt, häufig ist es So, wenn du 5, 10, 15 Minuten sprichst, ist eigentlich zu schade, jetzt eine Zeiterfassung zu machen. Das heißt, es geht unter, es wird nicht berechnet. Und das eigentliche Thema ist, dass du dadurch das Flatrate Denken deiner Mandanten befeuerst.

Also wenn du dich so unter Wert verkaufst und deine Leistung verschenkst, wie kommt das dann beim Mandanten an? Stell dir mal vor, du wärst dein eigenes Mandat und irgendein Bescheid fehlt. Dann könntest du ja jederzeit dein Steuerberater anrufen und fragen, hören Sie mal, haben Sie den Bescheid noch?

Können Sie den rauskramen? Ich brauche den gerade. Ja, also du befeuerst und wenn es nichts kostet, feuerst du genau dieses Flatrate Denken. Und dadurch entsteht eigentlich eine Spirale. Das heißt, du hast immer mehr und immer mehr solcher Themen und immer weniger und immer weniger Zeit.

Und das gilt nicht nur für dich, sondern auch für dein Team. Lass uns doch mal einen Selbstcheck machen. Wie sehr bist du denn hiervon überhaupt betroffen? Frag dich mal bitte wie viele Ich habe mal kurz eine Frage Anrufe bekommst du denn pro Woche?

Denk mal an den Tag. Was schätzt du? Wie viele Sind das so pro Woche? Wie sieht es aus mit Ich habe mal kurz eine Frage E Mails? Ich hoffe, du machst keinen WhatsApp Support. Das ist ja der Horror, Das wäre ja der Horror, aber E Mails kommen ja rein.

Wie viele bekommst du davon? Wie viel Stunden pro Woche verbringst du damit, diese Fragen zu beantworten? Vielleicht auch eine Sachverhaltsrecherche zu machen? So, und dann frag dich, wie viel Honorar entgeht dir dabei wöchentlich?

Dann guck auch mal auf dein Team. Was schätzt du denn, wie viel Zeit wird dort verschenkt? Rechne das mal hoch auch auf dein Team. Als Inhaber, als Partner wirst du wahrscheinlich den viel größeren Hebel bei deinem Team haben. Wie viel Euros verschenkt ihr denn dort pro Woche?

Und noch eine kleine Joker Frage. Findest du es eigentlich grundsätzlich fair, wenn du deinen Mandanten 30 Minuten berätst und ihm hilfst, halbe Million Euro Steuern zu sparen? Findest du das fair? Ich würde Nein.

Wie kommst du jetzt aus der Lösung raus? Ein Baustein, der dafür sorgt, dass du Zusatzleistungen besser abgrenzt ist die Tür und Angelberatung und auf die gehen wir jetzt mal ein. Das Ding ist, die Situation ist ja eigentlich schwierig. Du möchtest nämlich eigentlich nicht deinem Mandanten das Gefühl geben, dass sobald er dich anruft, deine Zeit tickt und jede Minute Geld kostet.

Das willst du nicht. Kann ich auch total nachvollziehen. Du bist ja schließlich der Berater, die Beraterin und du willst helfen. Und gleichzeitig musst du auch noch bedenken, dass eigentlich jeder Kontaktpunkt immer dann, wenn der Mandant dich wirklich mit einem guten Thema kontaktiert, ist es ja eine Chance, auch wieder dein Beratungsgeschäft zu aktivieren.

Also du willst eigentlich, dass dein Mandant klar weiß, hey, wenn da eine Frage ist, ruf mich an. Also wie machst du deinem Mandanten klar, dass deine Zeit Geld wert ist und er dich trotzdem jederzeit mit wichtigen Themen anrufen kann?

Auf den Punkt gebracht besteht die Tür und Angelberatung aus drei wichtigen Konzepten und Punkten. Das erste ist, jeder Mandant, jede Mandantin erhält von dir, von deinem Kanzleiteam ein fixes Zeitkontingent für spontane Fragen.

Da musst du natürlich klar definieren, was zählt denn dazu. Komplexe Beratungsthemen sind da auch explizit ausgenommen und werden separat berechnet und nicht genutzte Minuten, also die am Ende des Monats nicht genutzt wurden, die verfallen, sammeln sich nicht an.

Dieses Modell hat sich bei den Kanzleipiloten, Mitmacher Kanzleien wirklich sehr erfolgreich bewährt, ist bei allen Kanzleien im Einsatz. Und wenn ich da so ein kleines bisschen aus dem Nähkästchen plaudern darf, was ich ja hier die ganze Zeit schon mache, die meisten unserer Kanzleien, die haben einfach ein 30 minütiges Support Kontingent pro Mandat und das ist dann auch schon eingepreist in die Leistung.

Und das eliminiert jegliche Diskussion. Und das heißt, dem Mandanten ist Klar, ich habe 30 Minuten pro Monat. Wenn es mehr, wenn ich mehr Zeit benötige, dann kostet es auch mehr. So und die Vorteile davon auf einen Blick sind. Und die Vorteile davon sind, du hast eine Verbindlichkeit kommuniziert, der Mandant kennt den Rahmen, du hast eine Planbarkeit, du hast ein gewisses Grundrauschen, auch einfach von der Honorierung her.

Du erfährst Wertschätzung, weil du nichts mehr verschenkst und auch dein Team wird Entlastung spüren, klarer Prozess weniger kann man das abrechnen. Rückfragen einfach ganz, ganz klare Struktur. Und kleiner Tipp noch, wie kommunizierst du das deinem Mandanten?

Sag den doch. Pass auf, wir sind sehr, sehr gerne deine erste Anlaufstelle. Dafür hast du ein Zeitkontingent pro Monat für kurze Rückfragen. Wenn es umfangreicher wird, dann nehmen wir uns dazu noch mal gesondert Zeit, rechnen das auch separat ab, machen das aber ganz fair und transparent.

Und so ein paar Tipps aus der Praxis sind schon beim Onboarding, kommunizieren zusammen mit den Spielregeln potenziell in der Vergütungsvereinbarung, im Steuerberatungsvertrag oder auch im Angebot. Mach das einfach Teil von deinem Standard.

Nimm dein Team mit, informiere dein Team. Und wenn du das einsetzt, das hören wir immer wieder von unseren Mitmacherkanzleien, dann verspreche ich dir, wird die Fülle der Anfragen zurückgehen. Also unsere Mitmacherkanzleien berichten, dass die Anfrage Qualität wirklich hochwertiger geworden ist.

Die Mandanten, die rufen nicht mehr wegen jeder Kleinigkeit an, sondern die kommen mit den beratungsstarken Themen auf dich zu, wo du und dein Team dann wiederum echten Mehrwert schaffen können. Und das ist ja auch genau das, was du möchtest. Muss ja auch bedenken, zu Zeiten von ChatGPT und so weiter kann die kleine Frage kann ich mein iPhone von der Steuer absetzen?

Selbst beantwortet werden. Aber wenn es schwere Themen wie Erbschaft und Schenkung, Unternehmensgestaltung und so weiter Nachfolge geht, da will doch jeder gesunde Unternehmer einen echten Experten, also dich an seiner Seite haben. So, was sind deine Hausaufgaben?

Hier in dem Podcast kriegst du manchmal sogar auch Hausaufgaben. Also bitte setz dich hin, wenn du jetzt gerade unterwegs bist, nimm Stift in die Hand und überleg mal, spule mal noch mal zurück, mach den Selbstcheck. Wie viel Zeit geht dir denn da jede Woche verloren?

Wie viel Zeit verschenkst du? Wie viel Zeit und Potenzial verschenkt dein Team? Was macht das in Summe denn an Euros pro Jahr? Rechne das mal bitte pro Jahr hoch aus. Und dann definierst du deinen Standard und und baust das in deinen Leistungskatalog mit ein.

Und der Satz, das ist so auch das Fazit. Ich habe da mal kurz eine Frage, der wird nie verschwinden, aber mit der Tür und Angelberatung kannst du das einfach kalkulierbar als Bestandteil deiner Leistung mit einpreisen.

Du setzt damit ein starkes Signal für deine Professionalität, zügelst dein eigenes Helfer Syndrom und bekämpfst das Flatrate Denken von den Mandanten. Und es ist doch letztendlich dann eine Win Win Situation für dich und für deine Mandanten. So, da gibt es ein paar wichtige Dinge auch noch im Detail zu beachten.

Wenn du Lust hast, die Tür und Angelberatung für dich und für dein Team auszuarbeiten und den Leistungskatalog für die FIBU, für den Abschluss, für den Lohn, für die Einkommensteuer zu optimieren, dann lern uns doch persönlich kennen und sichere dir jetzt einfach ein Strategiegespräch mit uns unter Kanzleipilot Termin.

Da bekommst du uns persönlich jederzeit auch kurzfristig und wir sprechen one on one und gucken uns deine Situation an. Falls du Fragen hast zu dem Thema, erreichst du uns sehr, sehr gerne auch per WhatsApp unter kanzleipilot de WhatsApp. Schick uns einfach eine kurze Textnachricht oder auch eine kurze Audionachricht.

Und wenn du Zugriff auf unsere kostenfreie Wissensbasis erhalten möchtest, findest du unter kanzleipilot de Wissen unsere Muster Bausteine, unsere Checklisten zum Selbermachen. So, ich sag danke fürs Zuhören, viel Erfolg beim Einführen von der Natur und Angelberatung und bis zur nächsten Folge und denk an die Hausaufgaben.

Ciao.