#2 - Den Auftragsumfang bei der Mandantenaufnahme richtig einschätzen

00:00:06: Willkommen beim Kanzlei Pilot Honorar Podcast, wo du als Steuerberater die Best Practices Rundungsthema Honorar kennenlernst.

00:00:13: Für weniger Stress, faire Honorare und eine wertschätzende Zusammenarbeit mit deiner Mandatschaft.

00:00:20: Und hier ist dein Host, Henning Zacher.

00:00:23: Honorarexperte für Steuerberater, der bereits hunderte von Steuerkanzler in erfolgreich dabei unterstützt hat, ihre Honorarkultur zu optimieren.

00:00:31: Hol deinen Notizzettel raus, schnall dich an, denn dein Flug in die Welt der besseren Honorare startet jetzt!

00:00:42: Hallo auch von mir und herzlich willkommen zur heutigen Folge vom Kanzlei-Pilot-Honorapodcast.

00:00:49: Es geht um ein zentrales Element deiner Honorarstrategie, nämlich um die Annahme von neuen Mandanten mithilfe einer strukturierten Checkliste.

00:00:58: Reflekt hier mal bitte kurz.

00:01:00: Ist es dir schon mal passiert, dass du ein neues Mandat angenommen hast und du dich nach kurzer Zeit, nach ein paar Wochen schon gefragt hast, Mist, warum habe ich dieses Mandat dann überhaupt aufgenommen?

00:01:12: Hätte ich das vorher gewusst?

00:01:15: Ja.

00:01:16: dann ist aber das Kind schon in Brunnen gefallen, richtig?

00:01:19: Und vielleicht kennst du auch die Situation, dass du, ja, sechzig Minuten lang mit einem Interessenten sprichst und, ja, du bist in einem bestimmten Themengebiet mit ihm quasi fokussiert, redest jetzt zum Beispiel nur über die FIBO oder über die Details des Unternehmens und so weiter.

00:01:34: Die Stunde ist vorbei, du musst in den nächsten Termin, ja, und im Nachgang fällt dir auf.

00:01:38: Du hast mit ihm gar nicht über den Jahresabschluss, über die Einkommenssteuer, über den Lohn gesprochen.

00:01:43: und fragst dich, wie du denn jetzt überhaupt ein sauberes Angebot schreiben möchtest.

00:01:48: Ja, und um das zu vermeiden, brauchst du eine strukturierte Checkliste.

00:01:53: Das Ziel ist, dass du nur noch die Mandanten annimmst, die deinem Wunschmandantentyp entsprechen.

00:02:00: Getreu dem Motto, lass dir mal ein bisschen Zeit bei der Annahme von neuen Mandanten und überlegeweise, denn dann wird alles besser.

00:02:09: Jetzt denkst du gerade vielleicht, aber Henning, Wir haben Aufnahmistopp.

00:02:13: Dann blickt doch noch mal zurück in die letzten zwölf Monate.

00:02:18: Hast du vielleicht trotz Aufnahmistopp doch ein paar Mandanten aufgenommen?

00:02:22: Das beobachten wir zumindest bei unseren Mitmacherkanzleien, also so den echten Aufnahmistopp.

00:02:27: Den gibt es ja in den wenigsten Kanzleien.

00:02:30: Es schlingelt sich doch das ein oder andere Mandat immer wieder rein, sei es beispielsweise durch Weiterempfehnungen oder auch einfach weil ein Stammandant von dir neues Unternehmen gründet.

00:02:41: Und schon wieder hast du die Chance, es besser zu machen.

00:02:45: Und umso wichtiger ist es, dass du jederzeit in der Lage bist, neue Mandanten mit einem klaren Prozess aufzunehmen, die Situation richtig einzuordnen, dich richtig zu platzieren, die Spielregeln zu kommunizieren und darum geht es dir heute.

00:02:59: Dein Ziel in jedem Honorargespräch sollte sein, dass du die aktuelle Situation verstehst, dass du die Erwartung und den Bedarf richtig erkennst und dich auch sofort als strukturierter kompetenter Berater positionierst.

00:03:12: Und natürlich musst du deine Honorare und deine Spierungen auch sofort kommunizieren.

00:03:16: So.

00:03:17: Wenn du keinen roten Faden hast, wird es unübersichtlich.

00:03:20: Du vergisst Punkte, du verlierst Zeit und am Ende fehlt dir die Grundlage für eine gute Zusammenarbeit.

00:03:27: Okay, lass uns loslegen.

00:03:29: Ich habe uns ein paar Checkpoints mitgebracht.

00:03:33: Und die will ich jetzt mit dir durchgehen.

00:03:35: Das heißt, der Plan ist, du hörst zu.

00:03:38: Ich gehe Punkt für Punkt die Checkpoints durch.

00:03:41: Ja.

00:03:42: Und wenn dir ein Punkt gefällt, nimmst du den einfach in deine eigene Checkliste mit auf.

00:03:48: Also fangen wir mal an.

00:03:50: Die Checkliste im Honoragespräch.

00:03:54: Also der erste Punkt oder das erste übergeordnete Thema ist Probier doch bitte mal die Motivation in den Hintergrund des Interessenten zu verstehen.

00:04:04: Also warum sucht er dann überhaupt deine Unterstützung?

00:04:09: Gibt es eine vorherige Kanzlei?

00:04:12: Gibt es einen Vorberater?

00:04:14: Warum möchte er denn überhaupt wechseln?

00:04:17: Will er wechseln, weil der Vorberater zu teuer war?

00:04:21: Dann würdest du vielleicht ja gar nicht mit ihm arbeiten, oder?

00:04:24: Könnte schon Kaokriterium sein.

00:04:26: Was ist denn das wichtigste Ziel vom Mandanten?

00:04:29: Will er Steuern sparen?

00:04:30: Will er Prozesse digitalisieren?

00:04:33: Will er Wachstum?

00:04:34: Was ist seine Vision?

00:04:37: Du willst eigentlich nur mit Mandanten arbeiten, die nach vorne das Unternehmen treiben, oder?

00:04:42: So, dann solltest du als zweiten Überbegriff das Geschäftsmodell und die wirtschaftliche Basis verstehen.

00:04:48: Also was macht der Mandant denn überhaupt?

00:04:50: In welcher Branche ist er tätig?

00:04:53: Ja, welche Rechtsform?

00:04:54: Es ist ein einzelne Unternehmen, eine GmbH, eine Personengesellschaft.

00:04:58: Gibt es internationale Aktivitäten?

00:05:00: Sind Fremdwährungen im Spiel beispielsweise?

00:05:03: Ja, und dann natürlich die wichtigen Kennzahlen.

00:05:05: Wie hoch ist der Umsatz, der Gewinn, die Liquidität?

00:05:08: Gibt es so saisonale Schwankungen?

00:05:10: Ja, hört man ja auch immer wieder.

00:05:12: Das willst du verstehen.

00:05:14: Und gibt es geplante Investitionen?

00:05:16: laufende Finanzierung.

00:05:18: Der nächste Abschnitt ist der organisatorische Umfang.

00:05:22: Also wie viele Mitarbeitende gibt es im Unternehmen?

00:05:24: Sind neue Anstellungen geplant?

00:05:27: Gibt es interne Ressourcen bereits?

00:05:28: Existiert eine interne Buchhalt?

00:05:30: Oder sind das Selbstbucher?

00:05:32: Gibt es Lohnfachkräfte in Haus?

00:05:34: Wie sieht es aus mit der Digitalisierung und der Arbeitsbeiser?

00:05:38: Also wie digital arbeitet das Mandat denn aktuell?

00:05:42: Arbeitet das mit dem Vorberater auch schon digital zusammen?

00:05:44: Wie sind die internen digitalen Prozesse?

00:05:48: Kommen die Belege in Papierform oder digital zu dir?

00:05:52: Welche Softwarelösungen werden verwendet?

00:05:56: Welches Softwarelösung nutzt der Vorberater?

00:05:59: Sollte das Mandat noch nicht digital mit dem Vorberater arbeiten, solltest du die Frage stellen?

00:06:07: Sind sie denn offen für die Zusammenarbeit in digitaler Form mit uns?

00:06:12: So als Grundvoraussetzung.

00:06:14: So, du möchtest im nächsten Abschnitt das Belegvolumen und die Komplexität verstehen.

00:06:19: Also das heißt, wie viele Belege fallen an, monatlich, eingangsbelege, ausgangsbelege.

00:06:27: Wie sind die Belege strukturiert?

00:06:30: Gibt es besondere Herausforderungen, Differenzbesteuerungen, Internationalität, Fremdwährungen usw.

00:06:36: Wichtig zu erfassen.

00:06:38: Leistungsbedarf, den würdest du natürlich sofort erkennen.

00:06:41: Also was ist denn überhaupt gewünscht?

00:06:42: Die FIBO, der Lohn, der Abschluss, die Einkommenssteuer, Sonderthemen.

00:06:47: Gab es in der Vergangenheit Probleme, die noch aufgeräumt werden müssen.

00:06:52: Auch sehr, sehr wichtig.

00:06:53: Und die betriebswirtschaftliche Beratung gibt es sonstige Leistungen, die die Kanzlei benötigt.

00:07:01: Also ein Controlling, eine Finanzplanung?

00:07:04: wird an einen Nachfolge gedacht.

00:07:06: Nächster Abschnitt könnte die bisherige steuerliche Betreuung sein und auch dein detaillierter Blick da rein.

00:07:15: Also kannst du mal einen Blick werfen in die aktuellen Unterlagen, in die Abschlüsse, in die BWAs.

00:07:21: Wie waren die bisherigen Betriebsprüfungen?

00:07:24: Wie sind die Verlaufen?

00:07:25: Was sind die Ergebnisse gewesen?

00:07:27: Gibt es kurzfristige Abgabefristen, die drängen?

00:07:31: Gibt es Fertigstellungstermine für den Jahresabschluss?

00:07:34: Wie sieht es mit der Lohnabrichtung aus?

00:07:36: ist da alles gemacht.

00:07:39: Nächster Bereich Risiko und Compliance.

00:07:42: Gibt es offene Rechtsstreitigkeiten.

00:07:44: Gibt es sonstige gesetzliche Anforderungen, die du kennen musst.

00:07:50: Da würdest du auf jeden Fall ein feines Gespür für haben und genau drauf schauen.

00:07:53: Ja, und was sind so die persönlichen noch langfristigen Ziele?

00:07:59: Wo sieht der Unternehmer sein Unternehmen in den nächsten fünf bis zehn Jahren?

00:08:03: Ist der Nachfolge oder auch ein Verkauf geplant?

00:08:07: gibt es einen privaten Beratungsbedarf zum Beispiel für Vermögens oder Steuerplanung.

00:08:12: Ja und dann habe ich noch eine Joker Frage für dich, die du auf jeden Fall stellen solltest.

00:08:17: und zwar gibt es denn in dem Unternehmen des Mandanten einen festen Ansprechpartner für dich und für deine Kanzlei-Team, der euch zuarbeitet.

00:08:28: Hier höre ich immer wieder sehr, sehr gutes von unserem Mitmacher Kanzlein, wenn der Mandant dieses Kriterium erfüllt.

00:08:35: Dann läuft es viel, viel besser.

00:08:38: Das solltest du unbedingt zu deinem Standard machen.

00:08:40: Und nur noch mit Mandanten arbeiten, bei denen du wirklich einen festen Ansprechpartner hast.

00:08:45: Ja, das sollte eben nicht der Geschäftsführer sein.

00:08:48: Na, da erinnere ich mich jetzt gerade selber nochmal an meine Geschichte auch zurück, als ich vor fünf Jahren ganz Leihpilot gegründet habe.

00:08:55: Da war ich das Chaosmandat, so das typische, bis zu dem Moment, wo mein Steuerberater mir sagte, Henning, Du musst das doch alles gar nicht mehr selber machen.

00:09:06: Wir nennen doch jemanden in deinem Team, der uns zuarbeitet.

00:09:10: Und von da aus weiß ich, wo es für meinen Steuerberater immer besser.

00:09:17: Noch ein paar Tipps für die Umsetzung.

00:09:19: Du solltest grundsätzlich in der Vorbereitung dem Mandanten diese Checkliste zuschicken.

00:09:25: Empfehlen wir ganz klar.

00:09:26: um die Informationen auch schon vorab einzusammeln.

00:09:29: Im Gespräch hast du das so einfach als Leitfaden.

00:09:32: Musst du es nicht jetzt da zur Gesprächsführung nutzen, sondern sein bisschen flexibel.

00:09:36: Wenn du das alles vorliegen hast, übrigens könnte das auch schon ein Kriterium sein, liefert dein Mandant dir dann diese Checkliste dann auch wirklich vor dem Erstgespräch zeitnah ab.

00:09:47: Arbeitet er mit.

00:09:48: Und in der Nachbereitung solltest du dann Ja, auf der Basis dieser Checkliste, das Angebot, den Steuerberatungsvertrag und auch die Vergütungsvereinbarung richtig sauber erstellen können.

00:10:01: Und wo wir bei dem Thema sind, je schneller du nach dem ersten Gespräch, den man dann auch mit dem Angebot im sauberen Steuerberatungsvertrag und in der sauberen Vergütungsvereinbarung versorgst, desto besser ist es, dann landet er nämlich nicht bei der Kanzlei im Nachbarort.

00:10:16: So Fazit, ich fass mal zusammen.

00:10:19: Wenn du zukünftig nur noch Mandanten aufnehmen möchtest, die deinem Wunsch Mandanten entsprechen, dann solltest du eine Checkliste nutzen.

00:10:27: Denn mit dieser Checkliste kannst du in kurzer Zeit ein ganzheitliches Bild vom Interessenten bekommen.

00:10:34: Du kannst Chancen erkennen, um auch Zusatzleistungen zu platzieren, Beratungsleistungen.

00:10:39: Du trittst einfach professionell auf.

00:10:43: Du kannst dann sehr, sehr schnell das Honorar auch kalkulieren.

00:10:47: Zusatzleistungen klar abgrenzen.

00:10:49: und legst die Basis für ein verbindliches Angebot und für eine richtig gute, harmonische, transparente Zusammenarbeit.

00:10:58: Spaß einfach Zeit, schaffst Vertrauen und sicherst, dass du nur noch mit Mandanten arbeitest, die wirklich zu dir passen.

00:11:05: So, das war's für die heutige Folge.

00:11:08: Wenn du deine Honorarkultur in deiner Kanzlei optimieren möchtest, einschließlich Auch eine richtig sauberen Checkliste für die Ist-Aufnahme.

00:11:18: Dann bucht ihr doch gerne einen Termin mit uns unter kannstallpilot.de-termin.

00:11:24: Wir zeigen dir, wie wir dich, wie wir dein Team in kürzester Zeit ans Ziel führen.

00:11:29: Wenn du Fragen hast, wie das Honorargespräch optimal strukturiert ist, dann schreib uns gerne jederzeit auch gerne eine WhatsApp.

00:11:38: Du findest unsere Nummer unter kannstallpilot.de-WhatsApp.

00:11:44: Da erreichst du uns direkt.

00:11:46: Ja.

00:11:47: Und wenn du Lust hast, selber ein bisschen durch unsere Muster-Checklisten und Praxisbeispiele zu schnuppern und Zugriff auf unsere Wissensbasis zu erhalten, dann kannst du einfach auf www.kanzlei-pilot.de schrägstich Wissen gehen und dort kriegst du Zugang zu unserer kompletten Wissensbasis, zu der kostenfreien Wissensbasis, wo unter anderem auch Checklisten und so weiter zu finden sind.

00:12:09: Ja, das war's für die heutige Folge.

00:12:11: Ich hoffe, du hast fleißig mitgeschrieben, dass wir meine Hausaufgabe für dich, dass du dich jetzt hinsetzt und die Checkliste für dich erstellst.

00:12:19: Es muss dich jede Frage dabei sein, die ich gerade genannt habe, aber die Struktur, die ist es.

00:12:26: Und überleg dir einfach, welche Frage möchtest du den Interessenten beim Erstgespräch stellen?

00:12:32: So, weiter geht's.

00:12:33: Ich freue mich auf die nächste Folge.

00:12:35: Tschüss.

00:12:40: An alle Passagiere des Kanzlei Pilot Honorar Podcasts.

00:12:44: Auf deiner Reise zu einer optimierten Honorarkultur legen wir einen kleinen Zwischenstopp in deiner Kanzlei ein.

00:12:50: Nütze gerne die Zeit, um die heutigen Impulse direkt umzusetzen.

00:12:55: Wenn du jetzt wiederholt feststellst, dass dich dein Tagesgeschäft von der Umsetzung abhält, dann ist es an der Zeit, dass du persönlich mit uns sprichst.

00:13:03: Denn wir können dir ganz einfach helfen, das Thema Honorar in kurzer Zeit zu optimieren.

00:13:08: Geh dafür einfach auf, Kanzlei-Pilot.de, Schreckstrich-Termin oder klicke auf den Link in den Shownotes.

00:13:15: Schiebe es nicht weiter auf die lange Bank.

00:13:17: Jetzt ist der Moment.

00:13:18: Buche dir einen Termin mit uns.

00:13:20: Wir freuen uns auf das persönliche Gespräch mit dir und hören uns in der nächsten Folge.