#1 - Wie du Basisleistungen klar definierst

Hallo auch von mir und herzlich Willkommen zur Folge 1 vom Kanzleipilot Honorar Podcast. Heute will ich mit dir die absolute Grundlage für dein Honorarsystem setzen. Es geht die Basismodul Strategie, also das absolute Fundament für deine Honorierung.

Wenn du in Zukunft weniger Zusatzleistungen umsonst verschenken möchtest, wenn du eine Transparenz gegenüber dem Mandanten herstellen möchtest, was ist in deiner Leistung beinhaltet, was nicht, dann solltest du unbedingt die Basismodul Strategie umsetzen.

Genau da beginnt nämlich die Reise hin zu weniger Stress, besseren Honoraren, mehr Wertschätzung von deinen Mandantinnen und Mandanten. Mit der Basismodul Strategie definierst du letztendlich pro Leistungsbereich, also für die FIBU, für den Abschluss, für den Lohn, für die Einkommensteuer und auch für die Beratungsbereiche, wie jetzt zum Beispiel für die Erbschaft und Schenkung, ganz klare Leistungsmodule für die Grundleistung.

Lass uns vielleicht mal ein bisschen zurückgehen. Warum macht es denn überhaupt Sinn, die Basisleistungen klar zu definieren? Und da habe ich ein kleines Bild gerade im Kopf. Frage an Gehst du gerne essen?

Ich denke mal ja. Wer geht nicht gerne essen? Das ist doch bestimmt noch ein Lieblingsrestaurant, italienisch, asiatisch, was auch immer. Jetzt stell dir mal vor, du würdest zu deinem Lieblingsitaliener, guckst bei Google Maps nach und du siehst, er hat heute geschlossen. Also hast aber total Lust auf deine Lieblings Pizza.

Also guckst du Wen gibt es denn hier sonst noch so in der Nähe? Und geht zu dem nächstbesten gut bewerteten Italiener hin. Und setz dich dorthin, hast natürlich deine Begleitung, ihr setzt euch hin und weil du so einen Kohldampf hast und der Kellner auch direkt schon am Tisch steht, sagst du Du ich hätte gerne meine Lieblings Pizza XYZ.

So Kellner nickt cool, alles gut, liefer dir die Pizza an, sie schmeckt hervorragend. Auch deine Begleitung ist wohl versorgt. Und plötzlich kommt der Kellner mit so einer Flasche Wein und ohne Nachfrage gießt er dir dann auch noch so einen richtig leckeren Weiß oder Rotwein mit dazu.

Du denkst mein Gott, das ist ja ist ja super. Du guckst ihn so an und der nickt ja nur lächelnd zu bestätigend. Du nimmst natürlich den Wein mit Auch wenn du nicht bestellt hast, zum Abschied, nachdem du aufgegessen hast, stellt er dir noch einen schönen Nachtisch hin, schöne Nachspeise für alle.

Du isst die und danach gibt es dann auch noch ein Espresso zum Abgang, vielleicht dann auch noch ein Ramazzotti. Who knows? Also du bist vom Service total überwältigt, denkst cool, hat echt gut geschmeckt und weißt du, was das Beste ist? Am Ende rechnet der Kellner, wenn du dann die Rechnung bekommst, einfach nur den Hauptgang ab.

Rechne nur den Hauptgang ab, da wärst du baff, wenn das so passieren würde. Hast du das schon mal erlebt? Ich glaube nicht, weil was wäre, wenn unsere Lieblings, also meins auch eingenommen, wenn unsere Lieblingsrestaurants das so machen würden. Das wäre ein totales Desaster für die, ein totales Verlustgeschäft für das Restaurant.

Und das würde auch für uns jetzt als Kunden dort bedeuten, es wäre nicht gut, weil die ja Konkurs gehen würden, die würden dicht machen. Das heißt, wir könnten gar nicht mehr zu unserem Lieblings Italiener. So, und jetzt lass uns mit diesem Bild im Kopf mal auf deine Steuerkanzlei blicken.

Und das Ding ist, da gibt es eine Parallele, eine inverse Parallele. In deiner Steuerkanzlei passiert das sehr, sehr wahrscheinlich tagtäglich. Und zwar unabhängig davon, in welcher Größenordnung du jetzt unterwegs bist, ob du eine Inhaberkanzlei bist, eine Partnerkanzlei in einer großen Struktur oder Existenzgründer, Existenzgründerin.

Es wird täglich passieren. Das heißt, ihr als Kanzleiteam liefert diese ganzen Zusatzleistungen höchstwahrscheinlich umsonst oder auch einen großen Teil davon umsonst. Selbst wenn ihr ein paar davon wahrscheinlich abrechnet, falls ihr vielleicht jetzt den Nachtisch zum Beispiel schon abrechnet, kommt dann trotzdem noch die Beilage und der Abgang und so weiter umsonst und du bekommst höchstwahrscheinlich noch nicht mal ein Dankeschön dafür.

So und jetzt denkt darüber mal nach. Also was sind so typische Folgen davon, dass du einfach over delivers, also die Überstunden deinen Mitarbeitenden, denk mal an den 10. Des Monats, alle sitzen noch da und machen Überstunden, warten auf den letzten Beleg. Du spürst an allen Ecken und Kanten das Flatrate Denken deiner Mandanten, die denken, ja, es ist ganz normal, dass das alles inklusive ist.

Das ist so, als ob du beim italienischen Restaurant erwartest, dass der Rotwein inklusive ist und der Salat und der Nachtisch und der Espresso. Bei dir in der Kanzlei heißt es, dass deinen Mitarbeitern auch einfach die Struktur fehlt, die Klarheit, was ist denn überhaupt eine Basisleistung, was ist eine Zusatzleistung?

Und für dich als Kanzleiinhaber, als Partner, als Berufsträger bedeutet das wahrscheinlich einfach, dass du Zeit verlierst, Nerven, Ertrag und auch einfach mit den schlechteren, suboptimalen Deckungsbeiträgen leben musst. Es gibt dann ja immer noch die Quersubventionierung auf Seiten des Jahresabschlusses, der wieder vieles wettmacht.

Aber ich sage ja, jedes Mandat darf in jedem Bereich beim angestrebten Deckungsbeitrag liegen, ohne eine Quersubventionierung. Wenn du dir das jetzt mal in Euros ausrechnest, ich will jetzt gerade ein kleines bisschen noch tiefer in die Wunde drücken. Frag dich doch mal, wie viele Stunden arbeite ich persönlich pro Tag umsonst?

Denk mal kurz nach, wie viele Stunden sind das? Du persönlich, nicht deine Teammitglieder, sondern du persönlich. Und jetzt guck mal auf dein Team. Wie viele Stunden arbeiten denn deine Teammitglieder pro Tag umsonst und verschenken die Leistung?

Also was wir in unserer täglichen Beratung, wir haben hunderte Kanzleien persönlich beraten sehen, sind dreißig. Bis 90 Minuten pro Kopf ist der absolute Standard. Wenn du dir das jetzt mal hochrechnest, dann kommst du auf schon sehr bedeutende Summen.

Mal so am Beispiel von einer Kanzlei mit einem Berufsträger und zehn Mitarbeitenden. Da kommst du bei einer einfachen Rechnung eine Stunde Pro Tag zum Standard Stunden Satz. 200 Arbeitstage pro Kopf bist du schon bei pro Jahr, was verschenkt wird, was eigentlich auf der Straße liegen gelassen wird.

Und deswegen macht es extrem viel Sinn, jetzt mal drüber nachzudenken, wie du denn die Basis Leistung in jedem Bereich definieren willst. Und lasst uns das doch mal ein kleines bisschen vertiefen. Wir arbeiten hier bei Kanzlei Pilot ja sehr gerne mit Lego Bausteinen.

Für diejenigen, die jetzt gerade das Video hier sehen auf YouTube. Ich hole mal kurz die Bausteine raus. Hier einfach mal am Beispiel von der Finanzbuchhaltung. Das sind so typische Leistungsbausteine, wie beispielsweise hier oben die Einrichtung digitaler Schnittstellen die Vorspeise, quasi die Einrichtung vom Mandantenportal.

Und hier ist dann das sehr, sehr wichtige, sehr bedeutende Basismodul für die Finanzbuchhaltung. Untendrunter, das ist nur ein kleiner Auszug, folgen dann sämtliche Zusatzleistungen, die Beilagen, die Add ons, alles was man so Gutes noch bestellen kann.

So ein bisschen wie beim Build your Burger. Willst du noch Avocado dazu? Ja, dann bitte kostet zwei extra. Ja und jetzt frag dich doch einfach mal, also was könnte in deiner Kanzlei einer Vorspeise ähneln? Die Onboarding Leistung, Einrichtung des Mandantenportals, was ist der Hauptgang?

Was gehört zum Basismodul mit dazu? Was sind typische Beilagen? Also jetzt Scanservice, schnellerer Buchungsrhythmus, Differenzbesteuerung beispielsweise und was gibt es zum Nachtisch? Vielleicht die Verfahrensdokumentation. Wenn du so eine Speisekarte hast, dann nimmt dein Mandant dich als Spitzenberater wahr, Nicht als Spitzenkoch, wie in einem guten Restaurant als Spitzenberater, weil er sieht, was du alles so im Petto hast.

Er sieht auch deine Spezialthemen, wenn du Spezialberatung machst, Unternehmensgestaltung, betriebswirtschaftliche, betriebswirtschaftliche Beratung und so weiter. Er nimmt dich als Berater wahr und die Chance, dass er dich für deine Spezialthemen auch beauftragt, steigt gewaltig.

Lass uns jetzt mal ganz tief reingehen am Beispiel des Basismoduls für die Finanzbuchhaltung. Ich habe dir eine kleine Checkliste mitgebracht, die wir mal durchgehen. Das läuft jetzt so, du hörst ja hier gerade zu. Ich stell dir die Frage, nenne dir ein Beispiel für eine Leistung und du beantwortest für dich im Kopf, ob das Teil der Basisleistung ist, also des Basismoduls für die Finanzbuchhaltung oder eine Zusatzleistung.

Ist die Leistung in den 7 10 beinhaltet oder nicht? Also los geht's. Das Buchen der Belege, ist das Teil der Basisleistung oder eine Zusatzleistung? Ich würde sagen, das ist die Basisleistung. Wie sieht es aus mit der Abstimmung für Bankkonten oder auch für die Kasse, für die Zusendung von der BWA pro Monat oder für die kurze Frage zwischendurch Basisleistung oder Zusatzleistung?

Was ist mit dem Scannen von Papierbelegen oder dem Nachfassen nach fehlenden Belegen? Verspätetes Einreichen ist auch immer ein Aufwand oder das manuelle Buchen ohne Kontoauszugsmanager, Zusatzleistung oder ein Basismodul beinhaltet.

Wie sieht es aus mit dem Zugang zum digitalen Mandantenportal oder auch die Archivierung gemäß der gesetzlichen Vorschriften? Das sind alles wichtige Fragen, die du jetzt klären solltest. Sehr, sehr wichtig und die gehören Diese Klarheit solltest du in deinem Basismodul herstellen und zwar nicht nur für die FIBU, sondern auch für den Abschluss, für den Lohn, für die Einkommenssteuer, für die Spezialthemen, Beratungsthemen und so weiter.

So, lass uns mal über Chaos Mandanten sprechen in dem Zusammenhang, weil das sind ja viele der Themen, die letztendlich durch Mandanten entstehen, die nicht richtig mitarbeiten, aber auch durch Spezialfälle wie eine Differenzbesteuerung. Nehmen wir mal das Beispiel des Nachfassens nach fehlenden Belegen.

Also ich spreche ja häufiger bei Veranstaltungen zu dem Thema Trag davor, dann habe ich so 300 500 Kollegen vor mir sitzen und frage in die Runde, Hey, wer von euch hat denn mindestens ein Chaos Mandat?

Mal alle die Hände hoch und alle heben die Hand, wenn ich dann weiter frage und wer von euch hat in den letzten Wochen mindestens eins von diesen Chaos Mandanten erinnern müssen, weil ein Beleg fehlte, weil ein Sachverhalt noch unklar ist, nachfragen müssen und die Hände bleiben oben, das heißt, du bist nicht die geht es nicht alleine.

Und wenn ich dann frage und wer von euch weiß, dass er in vier Wochen das gleiche Mandat wieder erinnert, weil der nächste Beleg fehlt, dann bleiben die Hände weiter oben. Das heißt also, weder du noch dein Team haben Lust, die Mandanten kontinuierlich zu erinnern.

Du stehst nicht alleine da. Und ich würde jetzt so argumentieren, dass die Leistung des Nachfassens klar abgegrenzt sein sollte und eine Zusatzleistung sein sollte, die du und dein Team erbringen. Da kommen wir noch mal im Rahmen der Tür und Angelberatung darauf zu.

Sprechen. Da gibt es nämlich ein sehr, sehr interessantes Konzept in einer späteren Folge übrigens, mit dem du einfach den Mandanten nicht das Gefühl gibst, dass sofort die Kasse klingelt, wenn sie eine Nachfrage haben, aber gleichzeitig klare Spielregeln kommunizierst.

Und neben den genannten Leistungen gibt es natürlich auch noch ganz, ganz viele andere Teilleistungen, über die du nachdenken könntest, wie jetzt falsch sortierte Belege, die nachträgliche Anpassung aufgrund von unvollständigen Unterlagen, Sonderbewertungen, BWA Besprechungen, Mahnläufe und so weiter.

Also es gibt eine Vielzahl von Leistungen, die du erbringst. Alles fängt beim Basispaket an, beim Basismodul. Wenn du hier klar definierst, wird alles besser. Das ist das absolute Fundament. Und jetzt habe ich eben einen wichtigen Begriff genannt, nämlich die Spielregeln.

Darüber musst du dir auch im Klaren sein. Ich empfehle dir ganz deutlich, dass du, nachdem du dann die Leistungen definiert hast, auch klare Spielregeln definierst und diese klar kommunizierst. Das heißt, was darf der Mandant auf der einen Seite von dir erwarten und was darfst du und dein Team vom Mandanten erwarten?

Das solltest du schriftlich festhalten und auch von Anfang an klar kommunizieren. Übrigens etwas, was du mit Kanzleipilot dann sehr, sehr schnell auf Knopfdruck machst, weil du damit ja auch die Vergütungsvereinbarung, Steuerberatungsverträge und so weiter generierst.

Also das heißt, Fazit ist, mach das für alle Bereiche. Nimm dir die Zeit für die FIBU, für den Abschluss, für den Lohn, für die Einkommensteuer und auch für die anderen Bereiche. Leg diesen Grundstein und dann hast du eine super Grundlage gelegt.

Weg von unbezahlten Zusatzleistungen, die auf Dauer die Marge auffressen, hin zu klar definierten, abgegrenzten Leistungen zu einer Transparenz für den Mandanten, hin zu Mandanten, die besser mitarbeiten, hin zu mehr Wertschätzung.

So, das war's für heute. Wenn du Unterstützung benötigst und dieses Thema gerne in einer ganz kurzen Zeit, ohne selber auch viel Energie reinstecken zu müssen, mit einem Experten Team lösen möchtest, was dich und auch dein Team mitnimmt und diese Leistungsmodule in der kurzen Zeit für alle Bereiche FIBU, Abschlusslohn, Einkommenssteuer, Erbschaft und Schenkung erarbeitet, dann verabrede dich einfach mit uns zu einem kurzen Kennenlerntermin.

Das kannst du machen unter kanzleipilot de Termin. Dann sprechen wir persönlich und schauen uns die Situation an. Falls du Fragen rund das Thema Honorar oder auch zur Abgrenzung hast, dann schreib mir und meinem Team gerne auch eine kurze WhatsApp.

Das kannst du machen unter kanzleipilot de WhatsApp. Da sind wir direkt erreichbar. Und falls du selber das Thema vertiefen möchtest, Zugriff auf unsere Checklisten, auf unsere Wissensbasis haben möchtest, mit Beispiel Paketen und so weiter, dann kannst du unter Kanzleipilot de Wissen kostenfrei Zugriff auf unsere Wissensbasis erhalten.

Genau, also gib dir einen Ruck. Jetzt ist der Moment, deine aktuelle Situation zu verbessern. Das war's für Folge 1, wenn du möchtest, bleib doch gerne dran und Hör dir Folge 2 an. Wir sehen uns in Folge 2. Bis gleich.